Cómo crear una asociación y gestionar su contabilidad paso a paso

¿Tienes una causa que te apasiona y quieres organizarte con otras personas para impulsarla? Crear una asociación puede ser el camino ideal, pero también implica cumplir con una serie de pasos legales, contables y fiscales que no siempre están claros. En este post te explicamos, de forma sencilla y ordenada, todo lo que necesitas saber para cómo constituir una asociación legalmente y gestionarla correctamente desde el primer día.

Este contenido está basado en el webinar impartido por Patricia Pérez Alamancos, consultora especializada en entidades sin ánimo de lucro, dentro de la Teaming Academy. Si te perdiste el webinar, puedes verlo aquí.

✅ ¿Qué es una asociación?

Una asociación es una entidad sin ánimo de lucro formada por al menos tres personas (físicas o jurídicas) que comparten recursos de forma voluntaria, libre y solidaria para alcanzar un objetivo común. Otra característica diferente es que tiene gestión democrática: las decisiones más importantes de las asociaciones las toman todas las personas socias que forman parte de la asamblea general.

Aunque no busca beneficio económico, puede generar ingresos y tener obligaciones fiscales como cualquier empresa.

¿Por qué es importante formalizar la asociación?

• Conseguir una personalidad jurídica propia de manera que se separe de los promotores.
• Ganar credibilidad ante la comunidad y colaboradores
• Acceder a ayudas y subvencione
• Disponer de protección legal que asegure los derechos de los miembros
• Mejorar esa organización interna para la toma de decisiones
• Haya más transparencia.

Pasos para crear una asociación

1. 🧭 Define la base de tu asociación

Antes de iniciar cualquier trámite, es fundamental que el grupo fundador se siente a definir:

• Misión: ¿Qué queréis hacer? ¿Qué actividades queréis hacer?
• Visión: ¿Qué impacto buscáis a largo plazo? ¿Qué principios/valores éticos compartís? Es recomendable empezar por algo pequeño y lo más concreto posible.
• Equipo: ¿Quiénes sois y qué rol asumirá cada persona? ¿Qué derechos y obligaciones tiene cada persona? ¿Cómo se van a conseguir los socios? ¿Cómo os vais a comunicar? Cuanto menos perfil profesional tengáis dentro de la entidad, más importante es que os asesoréis bien.

💡 Consejo: No te dejes llevar solo por la emoción. Crear una asociación implica compromiso, tiempo y responsabilidad. Asegúrate de que el equipo fundador esté alineado y preparado.

2. 📄 Fases de creación de una asociación.

1. Fase fundacional

Es fundamental para otorgar personalidad jurídica a esta asociación separada de las personalidades de cada una de las personas que la formen. Se pretende establecer el marco legal y organizativo asegurando que el funcionamiento de la asociación sea claro, democrático y en el que las normas estén por escrito.

Necesitarás dos documentos clave:

✍️ Acta fundacional

Formaliza la voluntad de crear la asociación. Debe incluir:

• Fecha y lugar
• Datos de los fundadores (nombre, DNI/NIE)
• Expresar la declaración explícita de que tenéis la voluntad de constituir esa asociación
• Denominación exacta de la asociación que coincida con los estatutos y el alta en la Agencia Tributaria. Puedes revisar la disponibilidad de esa denominación en: Guia d’entitats. Departament de Justícia i Qualitat Democràtica
• Estatutos aprobados: mención en esta acta de que en el mismo acto se van a aprobar los estatutos de la asociación
• Composición de la junta directiva inicial (mínimo presidencia y secretaría)
• Firmas (todas manuscritas o todas digitales, no mezclar)

📜 Estatutos

Son las reglas del juego en las que se van a establecer las normas para el correcto funcionamiento de la asociación. Deben contener:

• Denominación igual que en el acta fundacional
• Domicilio. Es recomendable evitar que coincida con la dirección personal de algún miembro de la asociación.
• Ámbito territorial de actuación que marcará la legislación que se le aplique
• Fines y actividades
• Requisitos para ser socio/a, incluyendo los derechos y obligaciones
• Órganos de gobierno (asamblea general y junta directiva)
• Régimen económico de cómo se va a financiar la asociación y patrimonio inicial, si lo hay.
• Causas de disolución y destino del patrimonio sobrante.

💡 Extra: Puedes añadir un reglamento interno para ampliar normas sin modificar los estatutos.

❓Pregunta frecuente: ¿Se puede cambiar el ámbito territorial? Sí, modificando estatutos mediante una asamblea general y registro.

2. Fase se inscripción

Es el momento en el que se registra la asociación, aunque la creación de la entidad jurídica ya se hace desde el acta fundacional. Es importante registrar la entidad por transparencia y para luego poder hacer los pasos siguientes.

¿Dónde? Depende del ámbito territorial:

• Autonómico (ej. Cataluña: Registro de Entidades de la Generalitat)
• Nacional (Registro del Ministerio del Interior)

Todos los trámites son telemáticos y no es necesario que sea el presidente quien haga la instancia, puede ser cualquier componente de la asociación. ¿Qué necesitas?

• Acta fundacional
• Estatutos
• Solicitud oficial
• Justificante de pago de la tasa (62,55 €)
• Identificación de los promotores a través de acreditaciones

📧 Importante: utilizar un correo electrónico activo para recibir notificaciones. Puedes crear uno específico para la asociación.

⏳ El registro tiene hasta 3 meses para responder.

3. 🧾 Alta en Hacienda y obtención del NIF – Modelo 036

Una vez inscrita, debes solicitar el NIF provisional (como el DNI de la asociación) mediante el modelo 036 de forma telemática, aunque no es necesario tener certificado digital y lo puede hacer cualquiera.

Documentación requerida:

• Acta fundacional
• Estatutos
• Justificante de inscripción en el registro
• DNI del representante legal

A la vez que presentas esta solicitud, estás dándote de alta en el IAE aunque la asociación esté exenta del pago del impuesto.

📌 Este NIF te permite operar legalmente (emitir facturas, solicitar subvenciones, etc.). Más adelante, podrás solicitar el NIF definitivo cuando la inscripción esté aprobada.

🚨Desde que has creado la asociación tienes un mes para hacer esta solicitud del NIF profesional provisional. El modelo 036 es un modelo en el que hay que declarar dónde estáis ubicados, los representantes, pero también hay que declarar todas las actividades que van a llevar a cabo y esa parte de las actividades puede ser un poco compleja.

Accediendo a un trámite que se llama “solicitud de asignación NIF, entidad no presencial”, se aporta la documentación. En 10 días tienes la respuesta, donde recibirás la tarjeta de número de identificación de la asociación.

¿Cómo se obtiene la tarjeta definitiva?

Una vez el registro de entidades en el que has solicitado la inscripción de la asociación, conteste favorablemente. Con ese documento puedes ir a pedir el NIF definitivo en el “procedimiento extraordinario de presentación de formularios”. Para el NIF definitivo, no hay plazo de respuesta.

🔐 Certificado digital de la asociación

Es imprescindible para realizar trámites online como asociación y no como los promotores individuales.

¿Dónde? En la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, en “certificado de representación de persona jurídica”

💡 Consejo: Instala el software previamente en el ordenador que usará la asociación. Tiene un coste de 14 € + IVA y validez de 2 años.

Pasos a seguir: Se solicita el certificado y se recibe un correo electrónico con la solicitud. A partir de aquí tienes que acudir a: una oficina presencial oficial de la Agencia Tributaria, una oficina de correos o una de la Seguridad Social.

¿Qué necesitas?

• Solicitud online con el código
• Certificado del registro de las asociaciones emitido en los 15 días hábiles anteriores a la fecha a la que vas a acreditarte
• Documentación de la asociación
• DNI del representante legal

🏦 Cuenta bancaria

Aunque no es obligatorio, es muy recomendable para recibir las subvenciones, pagos de impuestos, pagos de los costes de la asociación, cobros de los socios… las cuentas de la asociación tienen que estar separadas de las particulares de los miembros. 🚨 Evita usar cuentas personales o Bizum privado, ya que puede generar problemas legales y fiscales. Si no se ha podido evitar, es muy recomendable crear un justificante que ese dinero era para la asociación.

¿Qué necesitas?

• NIF provisional
• Estatutos
• Acta de apertura de cuenta
• Autorizaciones de uso
• Cómo se va a disponer de los fondos

📚 Obligaciones documentales de una asociación

Toda asociación debe tener:

Libro de actas:

Acredita la vida de la asociación y es el resumen de las reuniones y decisiones que se toman. Debe incluir fechas, personas reunidas, acta del día y acuerdos alcanzados. Se debe hacer mínimo una anual para aprobar las cuentas.

Libro de socios:

Listado actualizado. Cuidado porque tiene que cumplir la normativa de la Ley de Protección de Datos.

Libro de caja:

Entradas y salidas de dinero justificadas. Importante: no se saca dinero de caja sin que haya un justificante. Es necesario un documento que acredite cada una de las salidas por transparencia y por legalidad. Se tiene que guardar cronológicamente.

✔️ Puedes llevarlos en papel o Excel. Si usas software, asegúrate de que esté adaptado a asociaciones.

📊 Obligaciones contables de una asociación

Dependen del tipo de actividad y del ámbito de actuación.

➤ Contabilidad simple

• Solo libro de caja.
• Permitida si no se presenta impuesto de sociedades.

➤ Contabilidad de doble partida

La ley nacional que lo regula es la orgánica 1/2002 (artículo 14) – Doble partida. Es un poco ambigua, pero para mostrar una “imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera” como menciona el texto, sería necesario llevar una contabilidad de doble partida con balance de situación, cuenta de resultados y memoria de la asociación.

• Obligatoria si hay actividad económica o se superan ciertos umbrales.
• Requiere conocimientos contables y uso del Plan Contable adaptado a entidades sin ánimo de lucro.

💸 Obligaciones fiscales de una asociación

1. Impuesto de sociedades (modelo 200)

Tributa por el beneficio que obtiene de la actividad económica. Los ingresos menos los gastos que no es lo mismo cobros y pagos que ingresos y gastos.
Se paga un 25% del beneficio, pero de actividades económicas, no de la parte que está exenta.

Obligatorio si:

• Ingresos > 75.000 €/año
• Rentas no exentas > 2.000 €/año (intereses bancarios a favor de la entidad, alquileres, premios de juego al azar superiores a 300 €)
• Que todas las rentas no exentas estén sometidas a retención

⚠️ Actividades que generan obligaciones fiscales

• Venta de productos (camisetas, libros, bar, lotería)
• Talleres o cursos con pago
• Eventos con entrada
• Publicidad
• Sorteos con pago
• Servicios a no socios
• Alquileres o intereses bancarios

2. IVA

El IVA es un impuesto indirecto, graba el consumo final de bienes y servicios. Aplicable a:

• Venta de productos
• Servicios
• Bar, lotería, merchandising
• Entradas a actividades, conciertos…

Actividades exentas: Cuotas de las personas socias y las actividades que se prestan a los sociosSe deben realizar facturas, pero no incluirle IVA a: los servicios de asistencia social, servicios deportivos a personas físicas y servicios culturales.

❗No hay cantidad mínima para hacer la declaración.

Modelos: 303 (trimestral), 390 (anual) y 347 (operaciones > 3.005 €/año)

Obligaciones:

– emitir factura individual de cada operación
– Llevar libros de registro de facturas emitidas y recibidas y bienes de inversión
– Llevar contabilidad de doble partida
– Presentar el modelo 036 con todas las actividades que se llevan a cabo

3. IRPF

Si contratas personal o servicios externos, debes hacer retenciones.

💡 Consejo: Si puedes incluir ciertos beneficios dentro de la cuota de socio, puedes evitar que se consideren actividad económica.

❓ Preguntas frecuentes: Las donaciones que se reciben por BIZUM, ¿llevan algún impuesto? Si es en concepto de donación, no, están exentas. Si es a cambio de algún producto, entonces sí. En cualquier caso, se tienen que declarar dentro del modelo 182 de las donaciones.

El modelo 182 solo es obligatorio para las entidades no lucrativas que estén acogidas a la Ley 49/2002 –entre ellas se encuentran las fundaciones y asociaciones de utilidad pública– o aquellas que, no estándolo, presenten cuentas al protectorado.

❓ Preguntas frecuentes: ¿Los sorteos son actividad económica? Sí, si se cobra por participar.

Esperamos que el post te haya sido muy interesante y hayas aprendido cómo crear una asociación desde cero. Si no quieres perderte ninguno de nuestros webinars gratuitos, suscríbete a nuestro canal de Eventbrite para recibir las alertas de los próximos webinars que vamos a realizar aquí.

Y si quieres aprender sobre captación de fondos, tenemos dos post que te pueden interesar: Cómo realizar un plan de captación o Fundraising corporativo.