Cómo gestionar el voluntariado

 

El voluntariado es una pieza clave para muchas entidades. En el webinar de noviembre de la Teaming University, Anna Gris, Coordinadora del Voluntariado de Amigos de los Mayores, explicó las claves para diseñar el Plan de Voluntariado y dio muchas recomendaciones de cómo mantenerlos involucrados y motivados en su acción como voluntarios. Aquí tienes el resumen. 

Amigo de los Mayores es una organización de voluntariado que lucha contra la soledad no deseada de las personas mayores, su aislamiento social y el edadismo (discriminación por razón de edad) en la sociedad.

Si te lo perdiste, te dejamos el vídeo y las conclusiones a continuación.

Definición y características del voluntariado

El voluntariado es una actividad altruista y sin remuneración económica que trabaja para la transformación social, ya sea dentro y fuera de las entidades. Hay que partir de la idea de que no todo el voluntariado se tiene que gestionar de la misma forma. Dependerá de cada entidad y de los diferentes puestos de voluntariado que exista en ella.

Hay que poner en valor lo que recibe la persona voluntaria. También se entiende como el intercambio de espacio y dedicación por la vivencia y retorno emocional y de crecimiento personal que recibe el voluntariado realizando la actividad.

Para el correcto funcionamiento es necesario el compromiso de esa persona con el proyecto y la entidad. Es necesario que responda a unos objetivos de la entidad y esté alienado con ella, siendo la motivación de la persona voluntaria real y estable a lo largo del tiempo.

• Motivación: debe haber un encaje entre lo que la persona quiere hacer y lo que la entidad le puede ofrecer. Si no se consigue ese ajuste, el voluntario se va a sentir desmotivado. Pero también como entidad, hay que saber mantener esa motivación estable en el tiempo.
• Aporte, de las dos partes. La actividad del voluntariado tiene que ser un plus de calidad para la entidad.
• Apoyo por parte de la entidad en todo momento, para que se sienta acompañada y reforzada.
• Reconocimiento desde la entidad, animando y agradeciendo su esfuerzo. Tanto visibilizar su acción en redes sociales como dentro de la entidad.

Plan de voluntariado

El Plan de voluntariado es un documento donde se estructura todos los procesos relacionados con el ciclo de voluntariado y el papel que tiene. Desde cómo se organiza dentro de cada entidad hasta cómo se garantiza que toda persona tenga una buena experiencia aprovechando y reconociendo el potencial de cada uno de ellos.

Aspectos importantes del Plan de voluntariado:

• Implicar a todas las áreas de la entidad, incluido el voluntariado, y que se difunda a todos los integrantes para que haya un sentimiento de identificación y pertenencia.
• Asumir que la gestión del voluntariado es un aspecto estratégico y de continuidad.
• Recoger toda la documentación necesaria para la gestión del voluntariado.
• Aportar rigor y calidad a la actividad que desarrolla la entidad.

Fases para el desarrollo del Plan de voluntariado

1. Reflexión previa: identificación y análisis del contexto en la organización. Recoge información de la entidad (historia, misión y valores, objetivo general).
2. Análisis y diagnóstico del voluntariado en la entidad: para desarrollar esta parte es importante involucrar a todos los agentes, tanto internos como externos, de cómo ven a la entidad.
   • estado actual del voluntariado (si no hay actualmente, cómo nos gustaría que fuera, y si sí que ya se cuenta con ellos, desde el perfil, las actividades que llevan a cabo, cómo están organizados, el ciclo de vida…)
   • recursos en la entidad para desarrollar la misión
   • capacidades organizativas y de gestión que tiene la entidad
3. El voluntariado en la organización:
   • poder definir el voluntariado y el papel que ocupa dentro de la entidad
   • reflejar qué ofrece la entidad al voluntariado
   • y qué aporta el voluntariado a la entidad
4. Elaboración del Plan
   • Definir el Plan: objetivos generales y específicos, estrategias y acciones organizándolos por programas
   • Operativizar el plan: calendario de implementación de las acciones
   • Seguimiento de las acciones: recogida sistemática de datos de todas las acciones que se llevan a cabo para poder analizarlo bien
   • Evaluación de resultados: qué queremos evaluar, los indicadores que serán útiles para todos los departamentos, designar los responsables de obtener esa información, analizar la información y realizar la evaluación con la propuesta de mejoras.
   • Ciclo de gestión de las personas voluntarias: poner en el centro a las personas voluntarias y definir cómo se cuidan.

Ciclos de gestión del Plan del voluntariado

1. Captación: primero hay que definir los puestos de acción voluntaria, es decir, las tareas, el perfil de la persona, la formación para llevar a cabo la actividad y el número de personas que se necesita. Publicar la información de los proyectos y las formas de colaboración en la web, ayudará a que las personas interesadas estén más informadas de las necesidades.                                                                  Con esta información, se realiza una campaña de captación a través de los distintos canales que tenga la entidad: páginas externas de voluntariados y asociaciones, universidades, otras entidades aliadas que puedan hacerse eco, charlas y eventos en los que participe la entidad.
2. Acogida: es el momento que se atiende cualquier petición de información para ser voluntario, ya sea por una llamada telefónica, whatsapp, email… es muy importante tener definido el lugar, horario y persona que se ocupará de esa acogida. En ese momento es importante transmitir la información de la entidad, los diferentes programas de voluntariado disponibles y el procedimiento.                                                                                                                                                     Es recomendable que, si la acogida es física, se le entregue un folleto descriptivo con esa información. También es muy importante recoger los datos de esa persona para inscribirla en un acto de información, así como de ir enviándole noticias de la entidad.
3. Desarrollo: es la participación de la persona en su actividad de voluntariado, también incluye la formación para el desarrollo de la actividad y el mantenimiento de la motivación, la responsabilidad y la implicación.                                                                                                                     En el momento que se formaliza la participación de la persona como voluntario se tiene que recoger información de la persona y ella tiene que firmar el documento de derechos y obligaciones, así como el modelo de confidencialidad según la actividad que vaya a hacer.      Para el buen desarrollo de la actividad, es necesario contar con un responsable (voluntario o personal técnico) que supervise y coordine esa acción.                                                                               La formación sirve para que la persona voluntaria tenga una mayor adaptación y seguridad para desarrollar sus tareas y funciones asignadas. También afecta a su motivación, ya que representa un crecimiento personal.                                                                                                                                          El reconocimiento debe ser explícito y debe realizarse de forma periódica, ya sea con cartas o asignándole nuevas responsabilidades. También utilizar sus testimonios como voluntarios en medios o documentos para ejemplificar su gran labor.
4. Desvinculación: hay que verlo como algo natural dentro del ciclo. Es preciso prestarle la atención que se merece y no cerrar ninguna puerta de cara al futuro. El cierre positivo puede ayudar a que esa persona se haga socio de la entidad, haga una buena difusión de la entidad entre sus conocidos o pueda decidir hacer otras actividades de voluntariado.                                          Puede ser necesario llevar a cabo desvinculaciones forzosas porque la persona no esté llevando a cabo una buena acción. Es importante contar con la firma del documento de los derechos y deberes para poderse apoyar en esa decisión y realizar un documento en el que la persona firme los motivos comunicados por la entidad.

Plan de voluntariado de Amigos de los Mayores

En el caso de Amigo de los Mayores su acogida consiste en una sesión informativa que realizan cada dos semanas, en formato online porque es a nivel estatal. Las realizan personas voluntarias formadas para ello, ya que es un vínculo mucho más emocional y mayor cuando es un voluntario el que hace esa introducción. En las sesiones se explica la entidad, los proyectos que se pueden llevar a cabo, así como resolver las posibles dudas que tenga la persona.

Después, cuando esa persona confirma que quiere seguir adelante, se le envía un cuestionario con los datos personales y sus preferencias para el voluntariado. Con esa información, le contacta la persona referente de su zona y se les cita para una entrevista individual. La entrevista individual se hace presencial u online, según la disponibilidad de la persona, y se llevan a cabo por parte del equipo técnico y de un voluntario referente. El objetivo es conocer a la persona, su perfil, sus motivaciones, resolver dudas y orientarle en el puesto que mejor encajaría. Estas entrevistas sirven para ver si la persona puede tener motivaciones ocultas y contradictorias con la entidad.

Es importante hacer la selección del voluntariado con el beneficiario de la acción en el centro, pensando en su bienestar como prioridad y descartar aquellas personas que no puede ser su momento o no encajan con la misión de la entidad. Si es una causa temporal, hay que ser sincero y trasladarle la situación, dejándole las puertas abiertas a un futuro y siempre agradeciéndole su interés, también se puede ofrecer alternativas.

El siguiente paso es la incorporación. Se formaliza con la documentación de la persona (fotocopia de un documento de identidad y autorización paterna en el caso de menores de edad) y la firma del documento de compromiso. Dicho documento recoge los derechos y deberes de la persona voluntaria. Dentro de los derechos se incluye disponer de un carnet físico identificativo, apoyo de una persona técnica, ser informado de lo que sucede en la entidad y poder participar en todas las actividades que se desarrollen. A nivel de deberes, Amigos de los Mayores incluyen no vincularse económicamente con la persona, no aceptar regalos de valor económico o emocional, acompañar sin juzgar… También se le entrega la guía del voluntariado.

Dentro del desarrollo, tienen dos acciones participativas para mantener la motivación del voluntariado. Una es la reunión mensual de los equipos territoriales de Acción Voluntaria, donde se desarrolla el sentimiento de pertenencia, aterriza la acción concreta de la entidad en el territorio, espacio de toma de decisiones locales donde los propios voluntarios deciden qué acciones quieren llevar a cabo en ese territorio y trabajan comunitariamente. Se aprovecha para explicar todas las actividades que lleva a cabo la entidad, pero también para conocer mejor al voluntario/a y ver qué otras actividades pueden llevar a cabo según su perfil. El segundo es el encuentro anual de Voluntariado donde se encuentran todos y fomenta la visión más general de la entidad.

También le dan mucha importancia a la comunicación con todos los voluntarios para mantenerlos involucrados y motivados. Para comunicación más complejas utilizan el email. Para las actividades locales, tienen diferentes grupos de Whatsapp según cada territorio. Para llegar a las personas que no tienen ni mail ni whatsapp, hacen envíos de cartas y tienen voluntarios que se encargan de llamarles telefónicamente para informarles. Siempre vigilando de no enviar demasiada información.

Dentro del desarrollo están llevando a cabo el mentoraje, que es el acompañamiento por parte de personas voluntarias más expertas a las nuevas incorporaciones. De esta forma, la persona nueva coge seguridad en la actividad que va a desempeñar y va entendiendo el proceso. Este acompañamiento permite generar vínculos a lo largo del tiempo.

También se hace un seguimiento del voluntario a través de entrevistas presenciales, llamadas telefónicas o con una encuesta. El seguimiento sirve para evaluar el grado de satisfacción con la entidad (saber si se están cumpliendo sus expectativas), intercambio de opiniones para poder recibir propuestas de mejoras, trabajar posibles conflictos a lo largo del ciclo del voluntariado y para detectar inactividad. Es muy importante adaptar ese seguimiento a las características de cada territorio y en el momento que se encuentre el voluntario, en su ciclo de voluntario y momento personal.

Desarrollan una acción de formación anual gratuita para los voluntarios, que de otra forma es de pago.

La desvinculación la llevan a cabo a través de una entrevista personal, de forma presencial o telefónica, o a través de una encuesta. Cuanto más personal sea, más enriquecidora será porque puede aportar mucha información de qué sucede en la entidad y opciones de mejora.

Su punto más diferencial es la territorialización de los equipos de voluntariado, porque les permite conocer mucho más profundamente a los voluntarios, involucrándose más y generando un vínculo más fuerte. Teniendo un mayor poder de decisión de las actividades y proyectos a realizar.

Recomendaciones extra

• Uno de los aspectos más importantes es adaptar el Plan de voluntariado a cada una de las entidades, tanto de la realidad actual como a sus circunstancias.
• Es importante analizar el mensaje que se lanza en la campaña de captación de voluntariado para mantenerlo involucrado a largo plazo y también por tener en cuenta el perfil de persona que se ofrecerá.
• Ser claros en las necesidades que se tienen y cómo se transmiten para que no haya malas interpretaciones y situaciones incómodas.
• Vincular el compromiso que cada persona puede aportar en cada momento con la actividad de voluntariado que realice.
• Aunque pueda resultar violenta la situación de decirle a alguien que no puede ser voluntario, puede evitar posibles problemas en el futuro. Ofrecerle otras alternativas y explicarle claramente y humanamente el motivo.
• La comunicación constante con los voluntarios es clave para mantenerlos involucrados y motivados.

También te dejamos el enlace de la guía para elaborar el plan de voluntariado y recomendaciones de cómo mejorar la gestión del voluntariado.

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