Hacer una buena presentación puede ser algo bastante complejo, además, de ser mucho más difícil cuando es necesario para influir en la colaboración de un gran donante para tu entidad social. Un gran donante está acostumbrado a recibir muchas presentaciones y conocer cómo transmitir correctamente la información y diferenciarte es primordial para lograr el acuerdo.

Ana Borrell, responsable de donantes, empresas y fundaciones en la Fundación Pasqual Maragall, presentó las claves y consejos para conseguir acuerdos con grandes donantes y cómo enfocar las presentaciones en el pasado webinar. Si te lo perdiste, te dejamos el vídeo y las conclusiones.

¿Qué es un gran donante?

El concepto teórico de Gran Donante dice que es una persona individual que practica la filantropía, aunque en la práctica las empresas que realizan una aportación económica, de servicios o de materiales también se pueden considerar como tal. Lo importante es que en tu entidad, dependiendo del tamaño, el presupuesto y las expectativas que se tengan, fijes el límite para incluir o no a esa persona o empresa en la categoría de Gran Donante. Es decir, para algunas entidades puede ser cualquier aportación por encima de los 1.000€ y para otra, de los 10.000€.

Cada entidad establece el baremo y la clasificación de los donantes que tiene en su base social. También es importante tener en cuenta la recurrencia, es decir, el término de tiempo para clasificar esa donación como Gran Donante o no, y el objeto de la donación: si es para un proyecto concreto con fecha de inicio y fin o si por el contrario, apoya a la entidad en si.

Clasificación de los Grandes Donantes

Un ejemplo de pirámide clasificatoria de donantes que utiliza la Fundación Pasqual Maragall es la que establece las siguientes categorías:

1. Base social: en este caso la aportación media es de 150€ al año
2. Programa de “socios especiales”: son los socios recurrentes que a lo largo del año pueden aportar hasta 1.000€
3. Middle Donors: se trata de las donaciones puntuales y concretas para un proyecto específico con una cuantía alrededor de 5.000€
4. Grandes Donantes: es este caso se trata de una gran cantidad anual y una recurrencia mínima de 3 años.

La cantidad que diferencia estas categorías es diferente para cada entidad, pero te animamos a que realices el ejercicio de decidir una clasificación para tus socios y donantes. Disponer de esta clasificación te permitirá saber cómo atender a cada uno de ellos en cada situación.

Fases y objetivos de la relación con grandes donantes

1. Primer contacto con el gran donante

El ciclo de cultivación depende mucho de cada caso, especialmente, teniendo en cuenta de cómo ha llegado ese lead a la entidad. Puede provenir de una campaña de push en la que la entidad contacta directamente con ellos o puede ser que llegue de una forma orgánica, a través de alguien de la entidad, un patrono o directivo, que haya facilitado ese contacto. Esa forma de aterrizar en la entidad marcará la forma de primer contacto para presentarse o para establecer una primera reunión.
El objetivo de esta primera fase es el de conocerse mejor, conectar y de ganarse la confianza siendo profesional y transparente. En el caso que seamos nosotros quienes demos ese primer paso, el primer contacto puede ser una llamada telefónica o un mensaje con cierta información que le anticipe el interés que le puede ofrecer la entidad y encontrar el nexo de conexión. Despertar ese interés, puede facilitarte conseguir el acuerdo final.

2. Investigación

La investigación es una de las fases más importantes y claves para que el contacto sea fructífero. Hay que identificar qué motivación tiene ese gran donante y cuál de los aspectos de tu entidad es el que le interesa especialmente. Toda la información que se recabe en esta fase sirve para después ofrecer una presentación más personal alienada con sus motivaciones.

Dentro de la investigación es muy importante disponer de una ficha completa de esa persona con la información que se muestra en la imagen, así como llevar un listado detallado de todos los contactos que se tiene con esa persona.

Disponer de información personal es muy importante para tener la relación cercana que se pretende alcanzar. En esta fase también tienes que involucrar tanto al patronato como al equipo directivo, para recabar la máxima de información y tratarlo de la mejor manera posible.

3. Presentación al gran donante

Se desarrolla como una entrevista personal o virtual donde mostrar el valor y la diferenciación de tu entidad con el resto de entidades con el objetivo de encontrar soluciones de beneficio mutuo. Es primordial saber qué quiere esa persona a cambio (visibilidad, imagen, comunicación, …) y qué se le puede ofrecer. Tener clara esa información con anterioridad evitará tener conflictos con el donante durante la reunión, por ello, es muy importante tenerla preparada anteriormente.

Un esquema de una buena presentación sería:
– datos concretos de fuentes publicadas de la entidad para dar credibilidad a la entidad, siempre identificando la fuente.
– presentación de la entidad y sus programas. Esta parte debes desarrollarla desde una visión más genérica hasta una más concreta. El final perfecto es focalizarse y extenderse en lo que realmente le interesa y motiva a esa persona de nuestro proyecto y entidad. De ahí que sea tan fundamental la fase de investigación.
– Resultados: número de socios, volumen de ingresos, posibles resultados del proyecto que quiere financiar, … mostrar esta parte ofrece transparencia y fiabilidad
– Tangibilización: es la información personalizada de lo que recibirá a cambio de su aportación, según la cuantía que decida donar. Trabajar esta parte e identificar sus necesidades también es clave para acabar de convencer al gran donante.
– Agradecimiento: es muy importante reiterar el agradecimiento del tiempo de esa persona, de la cantidad y confianza que haya depositado
– En la parte más distendida de la reunión, no dudes en abrir un debate o la posibilidad de hacer preguntas para que el gran donante no se quede con ninguna incertidumbre
– Próximos pasos: es muy importante salir de la reunión con los próximos pasos establecidos y el plan de acción, es decir: cuándo le vas a volver a llamar, cuándo le vas a mandar el acuerdo de colaboración, mostrarle el calendario de los siguientes eventos, darle de alta en la newsletter, … pero que esa persona sea conocedora y consciente de ello.

Sabemos que el momento de pedir la cantidad puede resultar incómodo para muchas personas, pero no hay que tener miedo de pedir. Esa persona es consciente que está en esa reunión para ello. Presentarle las diferentes opciones y preguntarle con cuál se siente cómodo, es una forma fácil de afrontar esa situación que a veces nos puede llegar a incomodar.

Un consejos extra dentro de la presentación es que no pierdas la oportunidad de utilizar la imagen y recomendación de otros grandes donantes que estén muy alienados e involucrados con la entidad. Es lo que se conoce como embajadores. Especialmente, si son personas conocidas del gran donante al que le estás haciendo la presentación.

4. Compromiso

Debes tratar de cerrar acuerdos duraderos y sostenibles en el tiempo en los que sea una colaboración y relación win-win. Insistimos en la importancia de conocer las necesidades y motivaciones de cada gran donante para podérselo ofrecer y alargar esa relación lo máximo posible. Pero este es solo el inicio de esa vinculación a largo plazo.

5. Fidelización y agradecimiento

Es una fase en la que se tiene que involucrar a toda la plantilla, desde el director general hasta las personas de recepción, marketing, … y en todas las acciones, desde el contenido de la newsletter, las redes sociales, la edición de la memoria anual, eventos online, … Personalmente, la persona responsable de los grandes donantes se tiene que responsabilizar de esa relación personal mediante llamadas para ver cómo está, actualizarle la evolución del proyecto, incluso felicitarle el cumpleaños o las navidades, … Ese trato es el que permitirá que la relación sea estable y duradera.

6. Cuidar la salida

Hay que aceptar que la relación pueda acabar, tanto por una insatisfacción como por un cambio de perspectiva en los objetivos de la persona o la entidad. Es fundamental trabajar esta fase con la misma dedicación que las anteriores. Una buena forma es enviar una carta de presidencia agradeciéndole la ayuda que ha aportado y el tiempo que ha colaborado con la entidad. También se puede seguir informándole de la evolución de la entidad y los nuevos proyectos, así como abrirle la posibilidad de que vuelva cuando quiera. Si se realiza bien está fase, es mucho más fácil recuperarlo como gran donante en el futuro.

Tips finales de la presentación a los grandes donantes

Los grandes donantes también son una oportunidad para recibir donaciones en las herencias y legados. Trabajar esa parte dentro de la relación, puede abrir la puerta a donaciones extra.

En el caso de empresas y compañías, es importante llegar a los diferentes niveles y personas de toda al empresa y no dejar esa relación con una única persona. Poder incluir a diferentes personas de los diferentes departamentos en la newsletter y, que mensualmente reciban una comunicación de nuestra entidad, puede ayudar enormemente a establecer una relación más general y no depender de una sola persona.

En el caso de no tener una buena relación y que llegase a una situación crítica por falta de compatibilidad personal, una buena solución es ceder esa relación y contacto a otra persona de la entidad. Hay que evitar ante todo llegar a ese punto, pero en el caso de haber llegado, es mejor hacerse a un lado que perder ese donante.

Una de las formas de pasar de un middle donor a un gran donantes es ofrecerle un nuevo proyecto y darle un motivo diferente para ese incremento de donación. Explicarle esa nueva necesidad, puede ayudar a incrementar las donaciones recibidas.

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