8 herramientas para transformar tu entidad digitalmente

La transformación digital representa una oportunidad para las entidades no lucrativas como las nuestras, usando la tecnología para hacer más con menos recursos, servir a más personas y mejor y dar una experiencia más segura y fiable. Hoy te explicamos cómo aprovecharla y te presentamos algunas de las opciones que tienes a tu disposición de manera gratuita o a precio reducido.

En el pasado webinar de la Teaming University, José María Recio, director de Alianzas de TechSoup Spain, nos explicó cuáles son las principales ventajas de la transformación digital. En esta sesión contamos cómo lo hacemos en la Fundación Teaming para beneficiarnos de esta transformación para reducir costes y optimizar los procesos en tres ámbitos: gestión de voluntariado y equipo, alojamiento de la web y contenidos, y diseño y comunicación.

Si te lo perdiste, te dejamos el vídeo y las conclusiones a continuación.

¿Qué es la transformación digital?

La transformación digital en entidades no lucrativas es la aplicación de capacidades digitales para mejorar la eficiencia de la organización, mejorar la propuesta de valor para el donante, gestionar el riesgo y descubrir nuevas oportunidades de captación de donaciones.

1. ¿Por qué necesita el Tercer Sector digitalizarse?

Porque vivimos en un mundo digital, en el que cada vez más necesitamos interactuar con los donantes y con miembros de la administración por medios digitales. Además, nos ofrece la ventaja ser más eficientes y optimizar recursos.

2. ¿En qué áreas podemos aplicar la transformación digital?

La transformación digital no implica solo adaptar herramientas que antes no utilizábamos, sino repensar la forma de trabajar de nuestras organizaciones. José María Recio nos explicaba que debemos abordarlo desde dos enfoques, el interno y el externo:

• transformar nuestros procesos internos para conseguir más eficiencia. Como ejemplo, el intentar reducir el uso de papel dentro de la organización, encontrar maneras de comunicar para reducir el número de emails intercambiados y encontrar la información de manera más eficaz, etc.
• desarrollar nuevas formas de comunicarnos, nuevos productos y servicios con nuestros beneficiarios y donantes. Con la pandemia muchas entidades tuvimos que aprender a comunicar de manera diferente y a estar en contacto de otra forma. De esta necesidad nacieron muchas oportunidades que podemos seguir aprovechando ahora.

Finalmente, estos dos enfoques se complementan, transformando nuestra manera de trabajar y nuestra propuesta de valor en la organización. Techsoup identifica 7 ejes sobre las que trabajar:

3. ¿Por dónde empezar la digitalización?

Primero, pasamos por una fase de preguntas y análisis. Tenemos que ser realistas e identificar cuáles son nuestras limitaciones en recursos y presupuesto. Es un error frecuente enamorarse de una idea que luego no podemos llevar a cabo de manera eficiente.

 

Identificamos las siguientes fases:

1. Estudia el estado actual de tu organización.
2. Dibuja tu estrategia, define tus objetivos.
3. Planifica tus necesidades y prioridades.
   • ¿Qué tecnología necesito?
   • ¿Quién puede llevarlo a cabo?
4. Identifica las ayudas a las que puedas acceder. Hay ayudas públicas y del sector privado que las propias empresas tecnológicas pueden poner a disposición, como es el caso de las que colaboran con Techsoup, por ejemplo.
5. Elabora un plan de implementación.
6. Incorpora la formación: ¿Cómo hacer que mi plantilla sepa usarlo?

Es fundamental hacer este análisis antes de ponerte a cambiar los procesos de tu entidad.

4. ¿Cómo te puede ayudar Techsoup a digitalizar tu entidad?

Techsoup es una organización sin fines de lucro que ayuda a las entidades del Tercer Sector en su proceso de transformación digital, poniendo su alcance la tecnología de las empresas líderes a precios económicos o gratuitamente, según los productos.

Ponen a disposición ayudas en forma de software, pero también a formaciones propias. Te animamos a consultar el catálogo de Techsoup para ver qué productos pueden ayudar tu entidad. Entre los muchos disponibles, los hay que son imprescindibles para cualquier organización, por pequeña que sea. Es el caso del programa Google for Non-Profits, que nos permite tener acceso a una serie de herramientas que desgranamos más adelante en este artículo.

5. ¿Cómo aplica la Fundación Teaming la digitalización para mejorar?

Si no conoces aún la Fundación Teaming, te explicamos qué hacemos: nuestra principal actividad es desarrollar la plataforma teaming.net donde cualquier entidad sin ánimo de lucro y con fin social puede recaudar fondos a través de microdonaciones de 1€ al mes de forma totalmente gratuita. Una de las características de Teaming es que no aplicamos comisiones sobre lo recaudado en la plataforma, ni siquiera bancarias.

¿Por qué es importante? Porque nos encontramos en el mismo caso que muchas entidades del Tercer Sector actualmente. A medida que Teaming ha ido creciendo, hemos ido generando cada vez más volumen de donaciones y comunidad, llegando a 300.000 donantes el año pasado. A pesar de haber nacido tecnológicos, llegó un punto en el cual estábamos usando procesos manuales para ciertas tareas, causando una cierta ineficiencia y una sensación de desbordamiento del equipo. Entonces pensamos en usar la tecnología para resolver esta problemática y avanzar.

Empezamos analizando nuestras necesidades: entre otros proyectos, queríamos crear una red de voluntariado. El problema a la hora de plantear esta idea era que crecer en equipo significa crecer en costes, ya que usan herramientas de la organización. En el pasado funcionábamos mucho con donaciones en especie, pero el problema es que conllevaba mucho esfuerzo de negociación. Entonces encontramos a Techsoup, el cual nos permitió beneficiarnos de estas donaciones sin tener que llegar a los acuerdos individualmente con las herramientas.

6. ¿Qué herramientas de transformación digital usamos en nuestro día a día?

A continuación te mostramos algunas de las herramientas que te pueden ayudar en los diferentes aspectos de tu día a día en la entidad para ser más eficientes y ahorrar costes:

• Gestión del voluntariado y equipo

  • Google workspace (antiguo Google Suite): con este producto que es uno de los incluidos en el programa de Google for Non-Profits, pudimos acceder a cuentas de correo ilimitadas con su almacenaje. Concretamente, tienes un Gmail con dominio propio (como por ejemplo @teaming.net en caso de la Fundación Teaming) de manera totalmente gratuita. Esto nos permitió usar un drive compartido, controlar el flujo de información interno y tenerlo centralizado. Techsoup explica muy bien cómo pedir acceso aquí.
  • Slack: esta herramienta de comunicación nos permitió crear canales, generar conversaciones por temática. En Teaming lo usamos actualmente, no solo con el equipo interno, sino también con los voluntarios de traducción por idioma que nos ayudan a traducir la plataforma. Esto permite tener una independencia entre la vida privada y el voluntariado, lo cual es muy bueno.
  • Licencias de Microsoft: para ciertos perfiles de voluntarios, necesitábamos que tuvieran acceso a Adobe o Office. Gracias a las licencias del programa de Techsoup, pudimos dar estas posibilidades.

• Alojamiento de la Web y contenidos

  • Hosting en AWS: nos permitió tener un almacenamiento en un entorno seguro. Por la delicadeza de los datos que manejamos, nos parecía muy importante poder apoyarnos en un sistema muy profesional y seguro. AWS te da 1.000 dólares al año, y nosotros al principio lo usábamos para almacenar imágenes que era el coste más caro que teníamos.
  • Microsoft Azure: nos dio la posibilidad de almacenar el blog de Teaming de manera gratuita.

• Diseño y comunicación

  • Canva:  ofrece un programa gratuito para ONGs, que te permite acceder a funciones premium de manera gratuita. Lo usamos para crear diseños con colores y logos corporativos uniformizados, plantillas, etc. También te permite trabajar en un mismo diseño varias personas del equipo y disponer del kit de marca integrado.
  • Google Ads Grant: se puede activar este programa una vez registrado en Google for Non-Profits. Google ofrece una beca publicitaria de 10.000 dólares mensuales para realizar publicidad en Google cuando los usuarios busquen información relacionada con tu organización sin ánimo de lucro. Nos permitió lanzar campañas para dar a conocer Teaming y así llegar a más personas. Aconsejamos buscar una persona (en el equipo interno o subcontratado o un voluntario) para llevarlo regularmente, ya que requiere de ciertos conocimientos técnicos y mantenimiento frecuente.
  • Youtube para Organizaciones Sin Ánimo de Lucro: se puede activar este programa una vez registrado en Google for Non-Profits. Gracias al mismo, podrás sacar mayor partido a los vídeos de tu entidad en Youtube. Te da la opción de poder añadir subtítulos para llamar a la acción, añadir tarjetas con enlaces y gestionar de manera más profesional los vídeos.

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También te puede interesar el webinar que realizamos con Laura Lanuza de Open Arms para conseguir más visibilidad para tu ONG, el de Patricia Sánchez Delicado, directora de Teaming, para incrementar las donaciones a través del emailmarketing, y el de Ana Borell de Fundación Pascual Maragall para tener las claves de una presentación para grandes donantes.

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