Claves para la gestión del voluntariado en tu ONG

En el sector social, solemos decir que el voluntariado es el corazón de nuestras organizaciones. Sin embargo, en un mundo cada vez más complejo, el corazón no basta; necesitamos una estructura que lo sostenga. En nuestro último webinar de la Teaming Academy, contamos con Carlos Grande Vega, quien compartió la experiencia de la sede de Madrid del Teléfono de la Esperanza, una entidad, con más de 50 años de historia, donde el 95% de sus más de 1.300 colaboradores en España son voluntarios.

Aquí te resumimos las lecciones fundamentales para transformar la gestión de personas en tu organización.

1. El reto de la profesionalización: Rigor sin perder la esencia

Profesionalizar una ONG no significa mercantilizarla ni traicionar sus orígenes. Significa conectar el rigor profesional con los valores del voluntariado para que la buena voluntad inicial sea sostenible en el tiempo.

• Anticiparse al cambio: No esperes a que el entorno te obligue; toma la iniciativa para adaptar tus estructuras a las nuevas necesidades sociales.
• Estructuras sólidas: Profesionalizar es tener los procedimientos y medios necesarios para sostener a cientos o miles de voluntarios sin que aparezca el agotamiento silencioso.

En este análisis es importante detectar las necesidades de personas según las tareas a cubrir y el detallar las características que tienen que tener esas personas para cubrir esos puestos.

2. El Ciclo de Vida del Voluntariado

Para mejorar la gestión, es vital analizar el itinerario de la persona en la organización mediante el ciclo de vida del voluntariado: desde la captación y acogida hasta el desarrollo y la desvinculación.

• Nuevos roles: El Teléfono de la Esperanza detectó la necesidad de figuras como, poe ejemplo, la coordinación interna para facilitar la comunicación  entre departamentos y crear perfiles competenciales específicos para cada tarea.
• Todas las personas tienen algo valioso que aportar; el reto está en encontrar el lugar donde su perfil, experiencia y fortalezas generen el mayor impacto. Por ello, es importante definir qué perfil requiere cada nodo de la organización, además de valorar la motivación para contribuir..

2.1 Captación y acogida

Otro de los nuevo roles que incorporó a su nueva estructura fue un Departamento de Acogida específico, compuesto por coaches, cuya función es recibir a los aspirantes con una metodología profesional donde se realiza el siguiente proceso de selección:

• Entrevista personal: Es el primer punto de valoración donde no solo se mira la disponibilidad, sino también el estado emocional y personal del candidato.
• Itinerario formativo (de desarrolla con más profundidad el en siguiente punto)
• Valoraciones intermedias
• Incorporación

Transparencia desde el inicio: El objetivo es que el voluntario conozca el alcance del compromiso y comprenda qué implica su participación.

2.2. Gestión de la idoneidad (Saber decir “no”)

Una parte esencial del proceso de acogida es valorar si el perfil de la persona se ajusta a las competencias y requisitos de la función, y comunicar esta valoración con claridad y respeto cuando no sea así.

• Alternativas: Cuando una persona no encaja en un determinado puesto, se procura identificar otras formas de colaboración acordes con su perfil y con las necesidades de la organización.
• Criterio profesional: La motivación y la voluntad de colaborar son fundamentales, pero deben complementarse con las competencias, habilidades y aptitudes necesarias para desempeñar cada función con calidad y responsabilidad.

Este enfoque permite que, una vez que el voluntario se incorpora definitivamente, ya exista un vínculo sólido y un conocimiento profundo de las responsabilidades que asume.

3. Selección y formación: “Mirarse hacia dentro”

Uno de los puntos más innovadores es su itinerario formativo de 104 horas, dividido en tres módulos.

• Autoconocimiento: Antes de aprender la metodología de escucha y acompañamiento, el voluntario pasa por dos módulos de 32 horas de desarrollo personal cada uno. Como dice Carlos: “Tú no puedes acompañar bien el sufrimiento de otra persona si antes no te has mirado hacia dentro”.
• Orientación en crisis: aquí ya se forma a la persona en la atención de las llamadas con prácticas de coescuchas incluidas

Proceso selectivo: Este largo camino sirve también para filtrar el compromiso real y asegurar que el voluntario está preparado para la intensidad emocional de la tarea.

Una vez que se ha realizado la integración en el equipo de voluntariado, se realizan sesiones mensuales de autocuidado, protocolos y casos prácticos.

4. El “Nivel Mínimo de Compromiso”

Para evitar malentendidos, es crucial definir un marco claro de lo que la ONG y la persona esperan respectivamente.

La entidad debe definir qué modelo de participación desea impulsar, valorando el equilibrio entre contar con un mayor número de personas voluntarias con distintos niveles de implicación o consolidar un equipo más reducido con un compromiso más sostenido.

Y la persona tiene que decidir hasta dónde está dispuesta a implicarse para ver si esa entidad encaja o no en lo que está buscando.

En el Teléfono de la Esperanza tienen un nivel mínimo de compromiso que incluye:

• Formación inicial y continua.
• Turnos estables (semanales y uno nocturno mensual).
• Participación activa en el equipo y asambleas.

Esto permite que la persona voluntaria conozca desde el inicio qué implica su participación y que la organización pueda garantizar la continuidad y la estabilidad del servicio.

5. Motivación y sentido de equipo

El Teléfono de la Esperanza mantiene motivado a su voluntariado a través de la formación continua con unas 8 sesiones de formación y con un evento de Teambuilding anual en una reunión de voluntarios.

6. Cuidar al que cuida: Retención y Resiliencia

En organizaciones con alta carga emocional, el desgaste es un riesgo real. Para combatirlo, proponen cuatro pilares de resiliencia:

• Regulación y ecuanimidad: Fortalecer la capacidad de atender llamadas de alta carga emocional manteniendo el equilibrio personal y la calidad de la atención
• Autocuidado emocional: Estrategias propias para mantener el equilibrio.
• Mentalidad de crecimiento: Entender los errores como oportunidades para mejorar y mejorar la intervención.
• Comunidad: Fomentar el sentido de pertenencia y el apoyo mutuo en el grupo.

Tips de voluntariado para entidades pequeñas

Si tu organización tiene pocos recursos, Carlos recomienda:

1. Definir funciones: Cuando una persona participa en diferentes ámbitos de la organización, es esencial diferenciar claramente las funciones y responsabilidades de cada rol para favorecer una actuación coherente y evitar solapamientos.
2. Foco en el autocuidado: En equipos pequeños la presión es mayor; cuidar al equipo es la mejor inversión de futuro.

¿Quieres profesionalizar tu gestión? Puedes ver el webinar completo en nuestro canal y descubrir cómo el rigor y la humanidad pueden ir de la mano para multiplicar el impacto de tu causa.

Y si quieres conocer el caso de Amigos de los Mayores, puedes leer este post resumen del webinar.

Esperamos que el post te haya sido muy interesante y hayas aprendido cómo organizar eventos solidarios para tu entidad. Si no quieres perderte ninguno de nuestros webinars gratuitos, suscríbete a nuestro canal de Eventbrite para recibir las alertas de los próximos webinars que vamos a realizar aquí.