Starfish, cómo optimizar tus procesos y ser más eficiente – caso Teaming

En las entidades sin ánimo de lucro es primordial optimizar al máximo las actividades que se realizan para poder ayudar más y ser lo más eficientes posibles. Cada minuto cuenta. Por eso, te queremos presentar un modelo de trabajo que aplicamos hace un año en el departamento de Comunicación y Marketing de Teaming: Startfish.

Con él, conseguimos ver claramente aquellas actividades que teníamos muy interiorizadas pero que no nos estaban aportando mucho valor; además, de poder poner el foco en nuevas actividades que queríamos implementar, pero que no hacíamos por falta de tiempo.

¿Qué es el modelo de Starfish?

El modelo de Startfish forma parte de la metodología Agile-SCRUM y consiste en reuniones de retrospectiva para ver qué actividades se están llevando a cabo en el departamento y tomar decisiones de qué actividades hacer a partir de entonces. En esta metodología todo el equipo (no se recomiendan más de 7-9 personas) analiza las actividades/tares que ya se están llevando a cabo, clasificándolas en: parar de hacer, hacer menos, mantener, hacer más y empezar a hacer.

Con las diferentes conversaciones, se llega al acuerdo de cómo y en qué seguirá trabajando el departamento.

Cómo desarrollar el modelo de Starfish

En nuestro caso, hicimos un listado de todas las actividades que hacíamos en el departamento diaria, semanal, mensualmente y con una periodicidad mayor. Además, relacionamos cada tarea con los objetivos marcados en el departamento. Con este listado, valoramos individualmente del 0 al 5 cuántos recursos (tiempo) nos llevaba cada tarea y cuánto nos aportaban a los objetivos.

Después, pusimos en común nuestra opinión para llegar a un consenso sobre cómo seguir y clasificar las tareas en:

• Parar de hacer: consumen recursos y no aportan valor suficiente para alcanzar los objetivos. En nuestro caso, nuestra decisión pasó por:
  • Dejar de publicar en algunas redes sociales. Uno de los objetivos principales del departamento es dar a conocer los Grupos Teaming. Vimos que en algunas redes sociales, esto no se estaba consiguiendo porque conseguíamos un bajo alcance y le destinábamos muchos recursos. Por lo que decidimos dejar de hacerlo.
• Hacer menos: aportaban valor, pero con algunas acciones se podía reducir la dedicación.
  • Dejar de adaptar los contenidos de las redes sociales. Optamos por difundir en todos los canales Reels, el contenido estrella en este momento.
  • Hacer algunas newsletter más ligeras en contenido.
  • Estar todo el equipo en algunas reuniones con colaboradores.
• Mantener: tenían una buena relación de esfuerzo y resultado.
  • Realizar los webinars bimensuales con expertos del sector. Aunque es una gran dedicación, vimos que aporta valor a la marca y nos acercaba a más causas sociales de una forma más inbound.
  • Atender nuestra comunidad de forma personalizada. Aunque contestar a cada uno de los mensajes que recibimos en redes sociales es bastante tiempo, siempre hemos pensado que es una forma de generar comunidad y transmitir nuestros valores.
• Hacer más: tareas con una relación positiva, es decir, el esfuerzo compensa los resultados.
  • Newletters extra para contar más historias de los Grupos Teaming.
  • Apostar por el tipo de contenido que mejor nos estaba funcionando, como el formato Reel. De esta forma, conseguimos más alcance con nuestras publicaciones y llegamos a nuevas personas.
• Empezar a hacer y que no estábamos haciendo por falta de tiempo: al reducir tareas que no nos estaban aportando valor y reducir el tiempo de otras, pudimos empezar a:
  • Preparar un curso de formación para que los Teaming Managers exploten al máximo Teaming y les sea más fácil crecer.
  • Organizar el acompañamiento a los Grupos Teaming para agilizar el proceso.
  • Explorar nuevos canales de difusión.

Este ejercicio nos permitió reducir un 15-20% el tiempo de tareas improductivas.

¿Cuándo hacer el ejercicio de Starfish?

Es recomendable hacer este ejercicio una primera vez de forma más detenida y hacer una revisión más ligera cada 6-12 meses. Especialmente, en los departamentos de comunicación y marketing las tendencias cambian constantemente y es necesario irse adaptando.

También, te dejamos el vídeo del webinar en el que Rodrigo Miranda, Director General de ISDI y quien nos guió en el desarrollo de este ejercicio, explica en qué consiste y Patricia Sánchez Delicado, nuestra directora, detalla cómo lo hicimos y alguna de las conclusiones a las que llegamos.

Esperamos que te sea útil en tu causa social.